Polityka prywatności

Administrator: MONITORING ŻYWIENIOWY Karolina Niemiec, Aleja Partyzantów 28/19, 47-224 Kędzierzyn-Koźle, NIP 7492115355, kontakt@dietetyk-karolinaniemiec.pl

Dokument opisuje zasady przetwarzania danych w Serwisie oraz w związku z rezerwacją i realizacją usług dietetycznych. Nie jest zgodą użytkownika — pełni funkcję informacyjną.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Karolina Niemiec, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą MONITORING ŻYWIENIOWY Karolina Niemiec, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z adresem głównego miejsca wykonywania działalności: Aleja Partyzantów 28/19, 47-224 Kędzierzyn-Koźle, NIP 7492115355 (dalej: „Administrator").

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można kontaktować się pod adresem: kontakt@dietetyk-karolinaniemiec.pl

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu dietetyk-karolinaniemiec.pl („Serwis"), formularzem kontaktowym, rezerwacją konsultacji i pakietów, płatnościami, komunikacją e-mail, konsultacjami online, ankietą zdrowotno-żywieniową oraz publikacją opinii klientów.

2. Zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO") oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych. Dane są przetwarzane wyłącznie w konkretnych, zgodnych z prawem celach, w zakresie adekwatnym do tych celów i nie dłużej, niż jest to potrzebne.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i nie prowadzi sprzedaży danych osobowych. Dane nie są wykorzystywane przez Administratora do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i usług Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane dotyczące wybranej usługi, rezerwacji i terminu spotkania;
• treść wiadomości przesłanych przez formularz kontaktowy lub e-mail;
• dane rozliczeniowe i dane wymagane do wystawienia dokumentu sprzedaży;
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz logi żądań;
• dane dotyczące zdrowia, sposobu żywienia, przyjmowanych leków i suplementów, alergii i nietolerancji, wyników badań, aktywności fizycznej i innych informacji przekazanych w ankiecie zdrowotno-żywieniowej lub podczas współpracy — wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji usługi;
• dane rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli usługa dotyczy osoby małoletniej;
• treść opinii i oznaczenie autora opinii w zakresie ustalonym z klientem.

4. Formularz kontaktowy i korespondencja

Formularz kontaktowy pozwala przekazać Administratorowi imię, nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, wybraną usługę oraz treść wiadomości. Dane formularza są przechowywane w bazie wykorzystywanej przez Serwis, a kopia zgłoszenia jest obsługiwana e-mailowo.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonania umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zwykłej korespondencji, organizacji kontaktu, zapewnienia ciągłości obsługi i obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Zgłoszenia kontaktowe, które nie doprowadzą do zawarcia umowy, będą co do zasady przechowywane przez maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że wcześniejsze usunięcie jest zasadne albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Rezerwacja konsultacji i zawarcie umowy

Po wybraniu usługi w Serwisie użytkownik jest przekierowywany do zewnętrznego systemu Cal.com. Serwis nie osadza formularza Cal.com ani skryptów Cal.com na własnej domenie. Dane rezerwacyjne są podawane bezpośrednio w serwisie Cal.com.

W związku z rezerwacją Administrator może otrzymać dane potrzebne do realizacji usługi, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, termin spotkania, status płatności, identyfikator rezerwacji oraz informacje dotyczące zmiany lub anulowania terminu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Dane związane z umową są przechowywane przez okres jej wykonywania, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń i do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

6. Płatności i dokumenty sprzedaży

Płatności za usługi są inicjowane w procesie rezerwacji Cal.com i obsługiwane przez operatora płatności Stripe. Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej. Zakres danych przetwarzanych przez Stripe zależy od wybranej metody płatności i zasad obowiązujących u operatora płatności.

Dane dotyczące płatności są przetwarzane w zakresie potrzebnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dane księgowe i dokumenty sprzedaży — także w celu realizacji obowiązków prawnych, podatkowych i ewidencyjnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane wymagane przepisami podatkowymi i księgowymi są przechowywane przez okres wymagany tymi przepisami.

7. Ankieta zdrowotno-żywieniowa i dane dotyczące zdrowia

Po opłaceniu pierwszej konsultacji lub odpowiedniego pakietu klient może otrzymać e-mail z linkiem do ankiety zdrowotno-żywieniowej prowadzonej w Google Forms w ramach firmowego środowiska Google Workspace.

Ankieta może obejmować informacje dotyczące stanu zdrowia, rozpoznanych chorób i dolegliwości, przyjmowanych leków i suplementów, alergii i nietolerancji, wyników badań, sposobu żywienia, aktywności fizycznej, stylu życia oraz innych okoliczności istotnych dla współpracy dietetycznej.

Dane dotyczące zdrowia są szczególną kategorią danych w rozumieniu art. 9 RODO. Administrator przetwarza je na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą — art. 9 ust. 2 lit. a RODO — w związku z odpowiednią podstawą z art. 6 RODO. Zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia będzie pozyskiwana odrębnie od akceptacji Regulaminu.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Jeżeli określone dane zdrowotne są obiektywnie potrzebne do bezpiecznego i prawidłowego wykonania usługi dietetycznej, wycofanie zgody lub odmowa podania tych danych może uniemożliwić dalszą realizację tej części usługi.

Dane z ankiety zdrowotno-żywieniowej będą co do zasady przechowywane przez 3 lata od zakończenia ostatniej współpracy z klientem, a po tym czasie usuwane lub anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie w ograniczonym zakresie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z obowiązku prawnego.

8. Konsultacje online i komunikacja

Konsultacje online są realizowane przede wszystkim przy użyciu Google Meet. Administrator może korzystać z Google Calendar do organizacji terminów oraz z Google Workspace/Gmail do komunikacji z klientem. Dane przetwarzane w tym celu obejmują w szczególności dane kontaktowe, informacje o terminie spotkania, treść korespondencji oraz materiały przekazywane w związku z realizacją usługi.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli korespondencja jest potrzebna do wykazania prawidłowości realizacji usługi lub obrony przed roszczeniami, podstawą może być również prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

9. Wiadomości transakcyjne i Resend

Serwis korzysta z usługi Resend do wysyłania wiadomości technicznych i transakcyjnych, w szczególności potwierdzeń związanych z formularzem kontaktowym oraz wiadomości z linkiem do ankiety po opłaconej rezerwacji. W zależności od rodzaju wiadomości Resend może otrzymywać imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, nazwę usługi oraz termin spotkania.

Administrator nie wykorzystuje Resend do newslettera ani marketingu e-mailowego. Dane techniczne dotyczące doręczenia wiadomości mogą być przechowywane przez dostawcę zgodnie z jego warunkami świadczenia usług, ustawieniami konta i umową powierzenia przetwarzania danych.

10. Opinie klientów

Administrator może publikować w Serwisie opinie klientów uzyskane indywidualnie. Publikacja następuje w zakresie uzgodnionym z autorem opinii, np. z imieniem, inicjałem lub bez dodatkowych danych identyfikujących.

Podstawą publikacji danych osobowych związanych z opinią jest zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

11. Dane techniczne, logi i bezpieczeństwo Serwisu

Serwis jest hostowany w infrastrukturze Netlify. Podczas korzystania z Serwisu dostawca hostingu może przetwarzać dane techniczne, w szczególności adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, datę i godzinę żądania oraz inne dane zawarte w logach technicznych. Dane te służą zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i diagnostyki Serwisu.

Formularz kontaktowy korzysta z mechanizmu ograniczającego liczbę zgłoszeń. W celu stosowania limitu adres IP jest po stronie serwera przekształcany w jednokierunkowy skrót (hash); surowy adres IP nie jest zapisywany w tabeli zgłoszeń kontaktowych ani w logach aplikacyjnych formularza. Skrót służy wyłącznie do egzekwowania limitu 3 zgłoszeń w ciągu 10 minut, a techniczne wpisy limitera są krótkotrwałe i automatycznie usuwane po upływie maksymalnie około 1 godziny. Dodatkowy mechanizm antyduplikacyjny może przechowywać krótkotrwały odcisk zgłoszenia przez około 60 sekund.

Podstawą przetwarzania danych technicznych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, niezawodności, ochrony przed nadużyciami i możliwości diagnozowania błędów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania logów po stronie dostawców infrastruktury wynika z ich konfiguracji i zasad świadczenia usług oraz jest ograniczony do okresu potrzebnego do wskazanych celów.

12. Techniczna ewidencja webhooków Cal.com

W bazie Serwisu prowadzona jest techniczna ewidencja zdarzeń dotyczących płatnych rezerwacji Cal.com, wykorzystywana do zapobiegania wielokrotnemu wysłaniu tej samej wiadomości z ankietą. Ewidencja obejmuje techniczny identyfikator rezerwacji, rodzaj zdarzenia, identyfikator typu usługi oraz daty techniczne. Nie zawiera imienia ani adresu e-mail klienta.

Dane te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO — w celu prawidłowej realizacji usługi i zapewnienia integralności automatyzacji. Planowany okres przechowywania wynosi 12 miesięcy od zapisania zdarzenia, po czym dane powinny zostać usunięte, o ile nie są dłużej potrzebne do diagnostyki konkretnego problemu lub obrony roszczeń.

13. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

W zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów dane mogą być powierzone lub udostępniane następującym kategoriom dostawców:

• Lovable Cloud / Supabase — baza danych Serwisu, zgłoszenia kontaktowe, techniczna ewidencja webhooków oraz techniczne wpisy limitera formularza;
• Netlify — hosting, CDN, obsługa żądań i logów technicznych Serwisu;
• Resend — wysyłka wiadomości transakcyjnych i technicznych;
• Cal.com — rezerwacja terminów i organizacja procesu płatności;
• Stripe — obsługa płatności i przeciwdziałanie nadużyciom płatniczym;
• Google Workspace, Google Calendar, Google Meet i Google Forms — poczta firmowa, organizacja terminów, konsultacje online i ankieta zdrowotno-żywieniowa;
• podmioty księgowe, doradcy i organy publiczne — wyłącznie gdy jest to potrzebne do rozliczeń, obsługi prawnej lub wymagane przepisami.

W zależności od konkretnej usługi dany dostawca może działać jako podmiot przetwarzający dane na polecenie Administratora albo jako odrębny administrator w zakresie, w którym samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania, np. w związku z realizacją płatności, bezpieczeństwem lub własnymi obowiązkami prawnymi.

14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z części dostawców technologicznych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to między innymi niektórych operacji realizowanych przez Cal.com, Resend oraz globalną infrastrukturę innych dostawców.

Jeżeli dochodzi do transferu danych do państwa trzeciego, Administrator korzysta z dostawców deklarujących stosowanie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, odpowiednio do danego transferu, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla certyfikowanych organizacji w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń.

Zakres i mechanizm transferu może różnić się w zależności od dostawcy i rodzaju operacji. Aktualne informacje o mechanizmach transferu są udostępniane przez poszczególnych dostawców w ich dokumentacji prywatności i umowach dotyczących przetwarzania danych.

15. Okresy przechowywania — podsumowanie

Administrator ustala okres przechowywania w zależności od celu, charakteru danych, obowiązków prawnych oraz możliwości powstania roszczeń. W szczególności:

• zapytania z formularza bez zawarcia umowy — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
• dane związane z rezerwacją i wykonaniem umowy — przez czas realizacji umowy, a następnie do upływu właściwych terminów rozliczeń i przedawnienia roszczeń;
• dane podatkowe i dokumenty sprzedaży — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i ewidencyjnymi;
• dane zdrowotne i ankiety zdrowotno-żywieniowe — co do zasady 3 lata od zakończenia ostatniej współpracy, z zastrzeżeniem potrzeb związanych z roszczeniami lub obowiązkiem prawnym;
• opinia klienta — do czasu wycofania zgody, usunięcia opinii albo utraty celu publikacji;
• techniczna ewidencja webhooków — planowo 12 miesięcy;
• techniczny, nieodwracalny skrót adresu IP używany przez limiter formularza — maksymalnie około 1 godziny; surowy adres IP nie jest przez limiter zapisywany w bazie zgłoszeń;
• logi dostawców infrastruktury i dane techniczne doręczeń e-mail — zgodnie z uzasadnionym okresem technicznym i zasadami danego dostawcy.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania danych;
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym");
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych — gdy ma zastosowanie;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Informacje o organie nadzorczym są dostępne na stronie www.uodo.gov.pl. W celu realizacji praw najlepiej skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@dietetyk-karolinaniemiec.pl.

17. Osoby małoletnie

Usługi mogą dotyczyć osób, które ukończyły 16 lat. W przypadku osoby poniżej 18 roku życia Umowa dotycząca świadczenia usług na jej rzecz powinna zostać zawarta przez rodzica lub opiekuna prawnego albo za jego uprzednią zgodą. Dane rodzica lub opiekuna mogą być przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, potwierdzenia zgody lub umocowania do działania w imieniu osoby małoletniej oraz komunikacji dotyczącej usługi.

Administrator może poprosić o potwierdzenie zgody rodzica lub opiekuna prawnego przed rozpoczęciem świadczenia usług. Dane małoletniego są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi, a zgody dotyczące danych szczególnych powinny zostać zebrane w odpowiedniej formie przed rozpoczęciem ich przetwarzania.

18. Cookies, localStorage i narzędzia analityczne

W obecnej wersji Serwis nie ustawia własnych plików cookies, nie korzysta z localStorage ani sessionStorage i nie wykorzystuje Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity ani innych narzędzi analitycznych lub reklamowych wymagających śledzenia użytkownika na tej domenie.

Kroje pisma są hostowane lokalnie w Serwisie; przeglądarka użytkownika nie musi w tym celu łączyć się z serwerami Google Fonts.

W związku z powyższym Serwis nie wykorzystuje obecnie opcjonalnych cookies analitycznych lub marketingowych, dla których konieczne byłoby pozyskiwanie zgody w Serwisie. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone takie technologie, Polityka zostanie zaktualizowana, a odpowiedni mechanizm zgody zostanie wdrożony przed ich uruchomieniem.

19. Linki do zewnętrznych serwisów

Serwis zawiera linki prowadzące do zewnętrznych usług, w szczególności Cal.com, Google Forms oraz Instagram. Samo wyświetlenie Serwisu nie powoduje osadzenia widgetów ani skryptów tych usług. Po kliknięciu linku użytkownik przechodzi do odrębnego serwisu, w którym zastosowanie mają zasady prywatności i plików cookies danego dostawcy.

20. Zabezpieczenia danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru przetwarzanych danych. Dostęp do danych jest ograniczony do osób i usług, które potrzebują go do realizacji określonych zadań. Połączenia z Serwisem i usługami zewnętrznymi są realizowane z wykorzystaniem szyfrowania transmisji, a dostęp do systemów jest chroniony mechanizmami uwierzytelniania i uprawnień.

Ze względu na szczególny charakter danych zdrowotnych Administrator ogranicza ich przetwarzanie do zakresu niezbędnego do współpracy i nie przesyła treści wypełnionych ankiet zdrowotnych w zwykłych wiadomościach transakcyjnych.

21. Brak newslettera i marketingu bezpośredniego

Administrator nie prowadzi obecnie newslettera ani regularnych wysyłek marketingowych e-mail lub SMS. Dane przekazane w związku z rezerwacją, formularzem kontaktowym lub ankietą nie są wykorzystywane do takich celów bez odrębnej podstawy prawnej i, gdy jest wymagana, odrębnej zgody.

22. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zaktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zakresu usług, wykorzystywanych dostawców lub technologii albo sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja będzie publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.

Data wejścia w życie: 17 września 2026 r.